Περιεχόμενο
- Τι είναι το Λογισμικό Διαχείρισης Έργων;
- Ιστορία
- Πώς λειτουργεί?
- No Bugs, No Stress - Ο οδηγός σας βήμα προς βήμα για τη δημιουργία λογισμικού που αλλάζει τη ζωή χωρίς να καταστρέφει τη ζωή σας
- Πώς Ισχύει στον Τεχνολογικό Κόσμο
- Πιθανά προβλήματα
- Το μέλλον του λογισμικού διαχείρισης έργων
Πηγή: kchungtw / iStockphoto
Πάρε μακριά:
Με όλο τον προγραμματισμό, τους υπολογισμούς, τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση που πηγαίνουν επιτυχώς βλέποντας ένα έργο μέχρι την ολοκλήρωσή του, περισσότεροι άνθρωποι στρέφονται προς το λογισμικό διαχείρισης έργων για κάποια αυτοματοποιημένη βοήθεια.
Η διαχείριση έργων δεν είναι πια για τους διαχειριστές έργων. οι δεξιότητες διαχείρισης έργων είναι απαραίτητη προϋπόθεση για κάθε είδους επιχειρηματίες, από επιχειρηματίες μέχρι εταιρικούς διευθύνοντες συμβούλους. Αλλά ο συντονισμός ενός έργου μπορεί να πάρει περίπλοκο, ειδικά για εκείνους που δεν ειδικεύονται σε αυτό. Εάν το προσωπικό, τα στοιχεία, τα αρχεία, τα ορόσημα και τα παραδοτέα δεν συναντηθούν την κατάλληλη στιγμή, χάνουν τις προθεσμίες και χάνονται χρήματα.
Με όλο τον προγραμματισμό, τους υπολογισμούς, τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση που πηγαίνουν επιτυχώς βλέποντας ένα έργο μέχρι την ολοκλήρωσή του, περισσότεροι άνθρωποι στρέφονται προς το λογισμικό διαχείρισης έργων για κάποια αυτοματοποιημένη βοήθεια.
Τι είναι το Λογισμικό Διαχείρισης Έργων;
Ο όρος λογισμικό διαχείρισης έργων καλύπτει ένα ευρύ φάσμα τύπων λογισμικού που μπορεί να περιλαμβάνει διάφορους συνδυασμούς λειτουργιών. Τα περισσότερα προγράμματα περιλαμβάνουν γραφήματα Gantt (γραφήματα που απεικονίζουν ένα πρόγραμμα έργου), γραφήματα, φύλλα χρόνου, εκχώρηση εργασιών και ορόσημα. Μερικά λογισμικά PM μπορούν επίσης να παρακολουθήσουν τις δαπάνες, να ρυθμίσουν τους πόρους, να παρακολουθήσουν τους προϋπολογισμούς και να υπολογίσουν το κόστος.
Αυτό το λογισμικό μπορεί είτε να εγκατασταθεί απευθείας σε μηχανές είτε μπορεί να εκτελεστεί ηλεκτρονικά ως πρόγραμμα βασισμένο σε σύννεφο. Οι περισσότερες εκδόσεις σύννεφου και ορισμένα εγκατεστημένα προγράμματα περιλαμβάνουν εργαλεία συνεργασίας.
Ιστορία
Η ιστορία του λογισμικού διαχείρισης έργων είναι πρακτικά αρχαία σε σύγκριση με τις σημερινές τεχνολογίες. Στην πραγματικότητα, η προέλευσή του χρονολογείται από το 1957, όταν οι John Mauchly και J. Presper Eckert Jr., οι σχεδιαστές του ηλεκτρικού αριθμητικού ολοκληρωτή και του υπολογιστή (γνωστούς καλά ως ENIAC - ναι, ότι ENIAC), κλήθηκαν να αναπτύξουν ένα έργο για τη μέθοδο κριτικής διαδρομής (CPM). (Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το ENIAC και το ιστορικό του, ανατρέξτε στο θέμα Οι γυναίκες της ENIAC: Πρωτοπόροι προγραμματισμού.)
Η εφαρμογή CPM που δημιούργησαν οι Mauchly και Eckert δεν ήταν μόνο το πρώτο παράδειγμα του λογισμικού διαχείρισης έργου, αλλά και το πρώτο εμπορικό πρόγραμμα λογισμικού που κυκλοφόρησε σε έναν υπολογιστή με αποθηκευμένη μνήμη. Καθώς η διαχείριση του έργου έγινε πιο περίπλοκη με την πάροδο των ετών, αναπτύχθηκε πιο προηγμένο λογισμικό για να συμβαδίζει με τα σχετικά καθήκοντα.
Πώς λειτουργεί?
Με απλά λόγια, το λογισμικό PM διατηρεί τα στοιχεία του έργου και τους πόρους οργανωμένα σε ένα μέρος. Τα βασικά πλεονεκτήματα είναι η εξοικονόμηση χρόνου (ειδικά με προηγμένο λογισμικό που μπορεί να υπολογίσει και να προβάλλει αριθμούς) και την ικανότητα να μοιράζονται γρήγορα ενημερώσεις και νέες πληροφορίες μέσω συνεργατικών εργαλείων.
Αν και αυτό το λογισμικό μπορεί να έρθει με μια ποικιλία διαφορετικών λειτουργιών, υπάρχουν δύο κύριοι τύποι: εγκατασταθεί και φιλοξενείται. Οι εγκατεστημένες εκδόσεις του λογισμικού PM τρέχουν απευθείας από τον υπολογιστή ή το φορητό υπολογιστή σας και αποθηκεύουν το πρόγραμμα και όλα τα αρχεία στον σκληρό σας δίσκο. Με το λογισμικό που φιλοξενείται ή με βάση το σύννεφο, το πρόγραμμα εκτελείται μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ιστού και τα αρχεία αποθηκεύονται σε απομακρυσμένους διακομιστές που ανήκουν και συντηρούνται από τον προμηθευτή του λογισμικού.
No Bugs, No Stress - Ο οδηγός σας βήμα προς βήμα για τη δημιουργία λογισμικού που αλλάζει τη ζωή χωρίς να καταστρέφει τη ζωή σας
Δεν μπορείτε να βελτιώσετε τις δεξιότητες προγραμματισμού σας όταν κανείς δεν ενδιαφέρεται για την ποιότητα του λογισμικού.
Ενώ οι μεγάλες εταιρίες με τους δικούς τους διακομιστές και προσωπικό της πληροφορικής συχνά επιλέγουν εγκατεστημένο λογισμικό PM για τη σταθερότητα και τη δύναμη της επωνυμίας, πολλοί επιχειρηματίες, μικρές επιχειρήσεις και μεσαίες επιχειρήσεις επιλέγουν λογισμικό που φιλοξενείται. Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα για το λογισμικό διαχείρισης έργων σύννεφο, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας πρόσβασης στο πρόγραμμα από οποιαδήποτε συσκευή με σύνδεση στο διαδίκτυο και των χαμηλότερων εκ των προτέρων κόστους. Επειδή δεν υπάρχει εγκατάσταση, το λογισμικό που φιλοξενείται αγοράζεται σε βάση μηνιαίας συνδρομής. (Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στον Οδηγό για αρχάριους στο Cloud: Τι σημαίνει για μικρές επιχειρήσεις.)
Πώς Ισχύει στον Τεχνολογικό Κόσμο
Ένα από τα καλύτερα πράγματα για το λογισμικό διαχείρισης έργων είναι ότι δεν χρειάζεται να είστε διαχειριστής έργου για να βρείτε χρήσεις για αυτά τα προγράμματα. Σε πολλές περιπτώσεις, το λογισμικό χρησιμοποιείται από επιχειρηματίες και μικρές επιχειρήσεις που δεν διαθέτουν τον προϋπολογισμό ή τους πόρους για να προσλάβουν ειδικό υπεύθυνο έργου. Μεγαλύτερες εταιρείες συχνά χρησιμοποιούν το λογισμικό για να συντονίσουν τις εσωτερικές ομάδες με εξωτερικούς διαχειριστές έργων. Ορισμένοι επαγγελματίες PM χρησιμοποιούν μια μορφή αυτού του λογισμικού για να συμπληρώσουν τις προσπάθειές τους και να φέρουν περισσότερη διαχείριση και αυτοματοποίηση σε ένα έργο.
Το λογισμικό διαχείρισης έργων βοηθά να διασφαλιστεί ότι όλοι στην ομάδα βρίσκονται στην ίδια σελίδα, έχοντας επίγνωση όλων των ορόσημων και ολοκληρώνοντας τα σωστά καθήκοντα με τον σωστό ρυθμό για να ολοκληρώσετε το έργο έγκαιρα και εντός προϋπολογισμού.
Πιθανά προβλήματα
Ενώ το λογισμικό PM είναι σίγουρα χρήσιμο, έχει τα μειονεκτήματά του. Ένα από τα κύρια προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι χρήστες είναι η έλλειψη προσαρμογής. Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού είναι γενικού σκοπού και ως εκ τούτου έχει σχεδιαστεί για να λειτουργεί σε πολλές βιομηχανίες και τύπους έργων. Για ορισμένα συγκεκριμένα βιομηχανικά έργα όπως η ανάπτυξη λογισμικού, ένα γενικό πρόγραμμα διαχείρισης έργων δεν είναι πολύ πιο χρήσιμο από το να χρησιμοποιείτε υπολογιστικά φύλλα του Excel για να παρακολουθείτε τις λεπτομέρειες.
Το λογισμικό διαχείρισης έργου μπορεί επίσης να δημιουργήσει μια ανομοιογενή εστίαση για τον κύκλο ζωής του έργου. Για παράδειγμα, η παράλειψη σε μια προβολή γραφήματος Gantt μπορεί να αναγκάσει την ομάδα του έργου να παρακάμψει ή να καθυστερήσει σημαντικές πρόωρες βάσεις όπως οι στόχοι και οι διαδικασίες λογικών συμβάντων. Όταν τα λάθη ή οι παραλείψεις συμβαίνουν νωρίς σε ένα έργο, το φαινόμενο κυμάτωσης μπορεί να αναγκάσει την ομάδα να επιστρέψει στην αρχή, πράγμα που μπορεί να σημαίνει απώλεια χρόνου και χρήματος, καθώς και μη τήρηση ορόσημων ή προθεσμιών.
Το μέλλον του λογισμικού διαχείρισης έργων
Το λογισμικό PM μπορεί να σας βοηθήσει να απλοποιήσετε και να απλοποιήσετε τα έργα. Με την ανάπτυξη των επιχειρηματιών και των μικρών επιχειρήσεων - και μιας γενικής οικονομικής ατμόσφαιρας που ενθαρρύνει την κοστολόγηση όπου είναι δυνατόν - αυτό το λογισμικό φαίνεται να προετοιμάζεται για πιο εκτεταμένη χρήση.
Στο μέλλον, ήταν πιθανό να δουν το λογισμικό διαχείρισης έργων που αντιμετωπίζει τα προβλήματα της μη εξειδίκευσης και της λοξής εστίασης, καθιστώντας αυτό το είδος λογισμικού πιο προσβάσιμο και χρήσιμο για πολλές επιχειρήσεις.