Περιεχόμενο
- Ορίστε προσδοκίες
- Διαχείριση προσδοκιών
- Ενισχύστε την επικοινωνία
- No Bugs, No Stress - Ο οδηγός σας βήμα προς βήμα για τη δημιουργία λογισμικού που αλλάζει τη ζωή χωρίς να καταστρέφει τη ζωή σας
- Αντιμετωπίζοντας τη διαμάχη
- Το κλειδί για την ομαλή διαχείριση του έργου
Πάρε μακριά:
Το μεγαλύτερο θέμα που πολλά τμήματα πληροφορικής δεν αντιμετωπίζουν είναι η τεχνική - η προσωπική της.
Ένα από τα μεγαλύτερα μη τεχνικά ζητήματα που αφορούν τα περισσότερα τμήματα εταιρικών ΤΠ είναι επίσης ένα εύκολο να το διαχειριστεί. Όταν πρόκειται για την αντιμετώπιση των τελικών χρηστών, όλοι πρέπει να βρίσκονται στην ίδια σελίδα και να γνωρίζουν τι μπορεί να γίνει - και πότε. Και το κλειδί: η διαχείριση των προσδοκιών των τελικών χρηστών. Ακούγεται απλό, αλλά αυτό μπορεί συνήθως να κάνει πολλά πράγματα για να διευκολύνουν τα πράγματα όταν ασχολούνται με τους ανθρώπους που χρησιμοποιούν μια σειρά εφαρμογών σε καθημερινή βάση.
Τα τμήματα πληροφορικής που αποτυγχάνουν σε αυτό το πράγμα μπορούν πραγματικά να υποφέρουν, καθώς τα προβλήματα εξανεμίζονται στη δυσαρέσκεια προς το τμήμα. Αυτό κάνει τα έργα σκληρότερα για όλους. (Για περισσότερες συμβουλές σχετικά με την υποστήριξη, δείτε 10 συμβουλές για την παροχή καλύτερης υποστήριξης IT.)
Ορίστε προσδοκίες
Αν έχετε δουλέψει στον τομέα πληροφορικής για λίγο, μπορείτε πιθανώς να σκεφτείτε τα έργα, τα εισιτήρια και τα roll-outs όπου το τμήμα πληροφορικής είτε κατηγορείται για το έργο, το εισιτήριο ή το roll-out καθυστερεί, όχι αυτό που ζητήθηκε στην αρχή ή απλά δεν είναι αρκετά καλή. Όταν οι προσδοκίες της κοινότητας τελικών χρηστών (EUC) είναι πολύ έξω από την έννοια της πραγματικότητας - ή ακόμα και λίγο στρεβλωμένες - η κριτική τους μπορεί να είναι μια ανεπιθύμητη απόσπαση της προσοχής.
Ακόμα και απλά πράγματα όπως ένας νέος λογαριασμός χρήστη μπορούν να προκαλέσουν τριβές μεταξύ των τμημάτων - ή ακόμη και μια τεράστια διαμάχη μεταξύ των γραφείων. Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε αυτό είναι να δημιουργήσετε ρεαλιστικές προσδοκίες και να τις συναντήσετε κάθε φορά. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να πείτε στο προσωπικό πόσο χρόνο θα πάρει ένα έργο και τι να περιμένει όταν τελειώσει. Είτε σε ένα γραφείο πέντε ατόμων είτε σε πολυεθνικό όμιλο ετερογενών δραστηριοτήτων, ενημερώστε αυτούς που χρησιμοποιούν τα μέσα πληροφορικής για το τι μπορεί και δεν μπορεί να κάνει το τμήμα πληροφορικής. Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα ζητήματα δεν προκύπτουν από το τι καταφέρνει η ΤΠ, αλλά από ό, τι άλλοι εργαζόμενοι πιστεύουν ότι θα πρέπει να είναι σε θέση να κάνουν. Τα τμήματα που μπορούν να αποφύγουν αυτό το είδος αποσύνδεσης θα προχωρήσουν πολύ προς την αποφυγή του συνδρόμου "κατηγορούν IT".
Διαχείριση προσδοκιών
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να αρχίσει η διαχείριση των προσδοκιών μιας κοινότητας τελικών χρηστών είναι η εφαρμογή μιας πολιτικής παροχής συμφωνιών σε επίπεδο υπηρεσιών (SLA) για όλες τις υπηρεσίες. Πολλοί άνθρωποι στον τεχνικό τομέα συνδέουν τους SLA με εξωτερικούς προμηθευτές, αλλά η ίδια νοοτροπία μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για εσωτερικούς πελάτες - και πρέπει να είναι. Αυτό θα προσφέρει στους τελικούς χρήστες ένα πλαίσιο για το τι πρέπει να περιμένουν όταν ζητούν υπηρεσίες και να κρατούν όλοι, αν όχι στην ίδια σελίδα, τουλάχιστον στο ίδιο κεφάλαιο.
Τα περισσότερα πακέτα λογισμικού αντιμετώπισης προβλημάτων έχουν λειτουργικές μονάδες για τη δημιουργία SLA. Αν τυχαίνει να έχετε ήδη SLAs για τους εσωτερικούς πελάτες σας τότε συγχαρητήρια, το τμήμα σας είναι ήδη στο σωστό δρόμο.
Ενισχύστε την επικοινωνία
Τώρα που βάλατε το θεμέλιο, πρέπει να συνεχίσετε την επικοινωνία. Για τα μακροπρόθεσμα και τα βραχυπρόθεσμα έργα, εξακολουθεί να είναι επιτακτική ανάγκη να διατηρηθούν όλα τα μέρη στον βρόχο τόσο για την πρόοδο όσο και για τα εμπόδια. Οι προσδοκίες μπορούν να φτάσουν είτε σε έναν κτύπο της καρδιάς και όσο ευτυχείς ίσως είστε στην έναρξη του έργου, αν χάσετε το χρονοδιάγραμμα που ορίσατε, τα πράγματα μπορούν γρήγορα να επιδεινωθούν. Πολύ λίγα πράγματα θα καταστρέψουν την καλή θέληση που έχει εργαστεί για να επιτύχει ταχύτερα από την κακή επικοινωνία και να μειώσει τις προθεσμίες.
Ω, και αν χάσετε μια προθεσμία, θα πρέπει να γνωστοποιήσετε σαφέστερα έναν άμεσο και εύλογο λόγο για την καθυστέρηση. Η διατήρηση των γραμμών επικοινωνίας ανοιχτών θα βοηθήσει να αποφευχθεί η φθορά των φτερών και να εξασφαλιστεί ότι όλοι αισθάνονται καλύτερα για το πώς ένα έργο έρχεται μαζί. Εάν οι τελικοί χρήστες σας δεν ακούσουν από εσάς, μπορεί να υποθέσουν ότι όλα είναι ωραία. Αν αυτό αποδειχθεί ότι δεν συμβαίνει, θα τους αποτύχατε σε μεγάλο βαθμό παραλείποντας να ανταποκριθούμε στις προσδοκίες τους.
No Bugs, No Stress - Ο οδηγός σας βήμα προς βήμα για τη δημιουργία λογισμικού που αλλάζει τη ζωή χωρίς να καταστρέφει τη ζωή σας
Δεν μπορείτε να βελτιώσετε τις δεξιότητες προγραμματισμού σας όταν κανείς δεν ενδιαφέρεται για την ποιότητα του λογισμικού.
Αντιμετωπίζοντας τη διαμάχη
Μόλις έχετε επιτύχει την αρμονία με την κοινότητα των τελικών χρηστών σας και όλοι εργάζονται μαζί, μπορεί να νομίζετε ότι έχετε επιτύχει το nirvana στο χώρο εργασίας. Οχι τόσο γρήγορα. Ξαφνικά ο διακομιστής ή (εισάγετε σχετική διακοπή εδώ) υποφέρει από μια καταστροφική αποτυχία κάποιου είδους και έχετε ένα κρίσιμο σύστημα αποστολής κάτω. Αυτή είναι μια άλλη ευκαιρία να διαχειριστείτε τις προσδοκίες των τελικών χρηστών σας για να ελαχιστοποιήσετε την απόσπαση της προσοχής σας για να βοηθήσετε στην ταχεία επίλυση της διακοπής και χωρίς πρόσθετα προβλήματα.
Εάν αποτύχετε να το κάνετε αυτό, θα έχετε πλημμυρίσει με αναφορές διακοπών και το αναπόφευκτο "Πόσο καιρό θα είναι κάτω;" ερωτήσεις. Αυτό θα επιτύχει μόνο στην ανατίναξη των φλογών της απογοήτευσης.
Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε: Όταν συμβαίνει μια διακοπή, πρέπει να έχετε περισσότερες από μία μεθόδους για να πάρετε τη λέξη έξω. Αυτό θα πρέπει επίσης να είναι συνεπές και ειλικρινές. Έτσι, εάν λέτε ότι η διακοπή θα επιλυθεί σε δύο ώρες, οι τελικοί χρήστες θα περιμένουν να ολοκληρωθεί σε αυτό το χρονικό πλαίσιο. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αποφύγετε αισιόδοξες εκτιμήσεις για να κάνετε τους ανθρώπους ευτυχείς. Επιπλέον, εάν το πρόβλημα επηρεάζει τώρα τους τελικούς χρήστες σας, κάντε τον καθορισμό του ως προτεραιότητα. Όταν η διακοπή αυτή έχει επιλυθεί εγκαίρως, εσείς και η ομάδα σας μπορείτε να επιστρέψετε στον τακτικά προγραμματισμένο προγραμματισμό σας.
Το κλειδί για την ομαλή διαχείριση του έργου
Το κακό αίμα συχνά αναπτύσσεται προς τα τμήματα - και στη συνέχεια μέσα σε αυτά. Αυτό είναι συνηθισμένο όταν ένα τμήμα πληροφορικής και οι τελικοί χρήστες του αδυνατούν να επικοινωνήσουν και όταν το τμήμα πληροφορικής αδυνατεί να διαχειριστεί και να ανταποκριθεί στις προσδοκίες των τελικών χρηστών. Ένας διευθυντής έργων πληροφορικής που μπορεί να κυριαρχήσει την τέχνη του καθορισμού και των προσδοκιών κατά τη συνάντηση δεν θα πρέπει να ανησυχεί για τη μεγάλη προσπάθεια για να κρατήσει τους τελικούς χρήστες ευτυχείς - αυτό θα έρθει φυσιολογικά. (Θέλετε να ανεβείτε στη σκάλα σταδιοδρομίας IT; Διαβάστε πώς να γίνετε IT Director: Συμβουλές από την κορυφή.)